Poczta firmowa – jaką wybrać i gdzie założyć

Składowe efektywnego biznesu w dzisiejszym świecie sięgają setek, albo i nawet tysięcy elementów. Nie można jednak zapominać o podstawach, a dokładniej o tym, że email firmowy jest niezwykle ważny. O tym dlaczego każdy przedsiębiorca tuż po zarejestrowaniu działalności gospodarczej powinien przemyśleć to, gdzie założyć pocztę firmową postaram sie dzisiaj wyjaśnić w kilku krokach.

Co powinna zawierać poczta firmowa

1. Profesjonalizm już na starcie

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz, by inni postrzegali Cię jako profesjonalistę w swojej branży, to musisz zachowywać się jak profesjonalista. Brzmi banalnie i może przypominać motywacyjne wypowiedzi różnych osób z takiej branży, jednak to prawda. To z jakiego adresu wyślemy ofertę klientowi ma ogromne znaczenie, w końcu pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Nie możesz pozwolić sobie na błąd już na samym starcie, który może kosztować Cię utratę kontraktu o mniejszej lub większej wartości. Zdecydowanie jest na to za wcześnie. Pamiętaj, że stanie się to wtedy, gdy plik wysłany do kontrahenta zostanie nadany z adresu pawelek1900@gmail.com Takim mailem nie wykażemy się profesjonalizmem w porównaniu do pawel.wroblewski@kwiaciarniatado.pl

2. Spam i reklamy

Nikt z nas raczej nie lubi reklam. Piszę raczej ponieważ, jeśli akurat poszukujemy 15” aluminiowych felg do naszego auta w kwocie maksymalnej 3 tysiące złotych, to po zobaczeniu reklamy z takim produktem klikniemy w nią z wielką przyjemnością. W innym przypadku nasze poirytowanie będzie sięgać zenitu, gdy będziemy bombardowani różnego rodzaju komunikatami reklamowymi. Poczta firmowa bez wątpienia nie powinna zawierać reklam, a co gorsza spamu. Warto rozważyć tego typu usługi, które dla firm mają przygotowaną wersję bez reklam i spamu.

3. Bezpieczeństwo ponad wszystko

Ataki hakerów mają miejsce coraz to częściej. Przechowując numery kart bankowych, wrażliwe dane klientów nie możemy pozwolić sobie na wpadkę i błąd po stronie usługodawcy. Warto przemyśleć wybór poczty firmowej pod tym kątem, by o jej bezpieczeństwie mówiły setki certyfikatów, oraz funkcje zwiększające bezpieczeństwo na wielu płaszczyznach. Automatyczna zmiana hasła w przypadku dziwnych zachowań np. 10 razy źle wpisane hasło. Wymuszanie zmiany hasła co 30 dni wśród użytkowników, czy też dwuetapowa weryfikacja to tylko wybrane sposoby na lepszą ochronę danych firmowych

4. Limit załączników oraz miejsce na maile

Kolejnym bardzo ważnym aspektem na który musimy zwrócić uwagę w procesie wyboru poczty firmowej jest z pewnością jej funkcjonalność w praktyce. W dzisiejszych czasach, gdy wagę plików określa się już nie tylko w Mb, ale również i Gb i Tb przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na ograniczenia załączników. Wybierz taką pocztę, która nie zmusi Cię do przesyłania dużych plików na zewnętrzne serwery w celu udostępnienia ich pracownikom. Dodatkowo nawet nie będąc aktywnym użytkownikiem poczty, z czasem liczba maili przybierze ogromną ilość. Komunikat o jej usunięciu będzie niedopuszczalny. Stracisz wtedy dużo czasu i nerwów. Które maile usunąć? Czy ten proces powtórzy się znowu za miesiąc? Totalny bezsens, zrezygnuj z takiego rozwiązania już na starcie, jeśli posiada ono tego typu ograniczenia.

5. Poczta to nie wszystko

Jak wiesz, do pracy potrzebna jest nie tylko poczta firmowa, ale również narzędzia które pozwalają tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i oferty, formularze i ankiety. Rewelacyjnie, gdyby jeszcze pozwalały prowadzić wideorozmowy lub pisać na czacie z pracownikami czy też kontrahentami. Facebook nie zawsze nadaje się do prowadzenia biznesu, nawet jeśli posiada czat i funkcję wideorozmów. Lepiej zostawić go do prywatnych celów.

Gdzie założyć pocztę firmową?

Rozwiązaniem wszystkich problemów, a nawet idąc krok dalej tych, których jeszcze nie zidentyfikowałeś jest G Suite. Pakiet w którego skład wchodzi Gmail dla firm i inne aplikacje niezbędne do efektywnej pracy. Poczta w pakiecie G Suite wybrana została przez ponad 4 miliony firm na całym świecie, a za jej bezpieczeństwo i dostępność odpowiada Google. Firma zapewnia SLA na poziome 99,9% co oznacza, że poczta dostępna jest dla użytkowników cały czas, bez najmniejszych przerw technicznych.

Opinie na temat pakietu G Suite są przychylne i wielu użytkowników chętnie poleca go swoim klientom lub znajomym prowadzącym firmę. Jeśli szukasz niezawodnej poczty dla firm, to idealnym rozwiązaniem będzie właśnie G Suite.